We wniosku należy podać:
1. Dane identyfikacyjne wnioskodawcy (imię i nazwisko lub nazwę instytucji oraz adres) oraz pełnomocnika jeżeli działa w jego imieniu.
2. Rok zakończenia budowy / przebudowy lokalu/ zmiany sposobu użytkowania.
3. Określenie przeznaczenia lokalu (zgodnie z zatwierdzonym projektem budowlanym lub zmianą sposobu użytkowania).
4. Rodzaj lokalu, położenie pomieszczeń przynależnych oraz adres.
5. Interes prawny, jaki ma wnioskodawca w uzyskaniu zaświadczenia.
Do wniosku należy dołączyć:
1. Dokument świadczący o zakończeniu budowy – kopia pozwolenia na użytkowanie budynku, zgłoszenia zakończenia budowy lub dokumentu świadczącego o przeprowadzonej przebudowie lub zmianie sposobu użytkowania. W przypadku braku takich dokumentów – dla budynków starych – należy podać rok zakończenia budowy.
2. Czytelne kopie rysunków z posiadanej przez właściciela dokumentacji budowlanej. Rysunki przedstawiające rzuty poziome kondygnacji (fragmenty kondygnacji) powinny zawierać jednoznaczny opis pomieszczeń oraz graficzne oznaczenie granic lokalu i pomieszczeń przynależnych.
3. Oświadczenie właściciela lokalu, złożone na rysunkach, potwierdzające, że przedstawiony na nich stan jest aktualny i po zakończeniu budowy (przebudowy, zmiany sposobu użytkowania) nie zostały wprowadzone żadne zmiany.
4. Dowód zapłaty opłaty skarbowej.
5. Pełnomocnictwo udzielone osobie pełnomocnika działającego w imieniu wnioskodawcy– oryginał lub urzędowo poświadczony odpis.
W przypadku budynków starych, gdy właściciel nie posiada wymaganej dokumentacji budowlanej (część rysunkowa), opisane powyżej w punkcie 2 kopie rysunków mogą być zastąpione:
a. Inwentaryzacją budowlaną fragmentu budynku wykonaną przez osobę posiadająca odpowiednie przygotowanie zawodowe zawierającą:
- rzuty poziome fragmentów kondygnacji z opisem pomieszczeń, graficznym oznaczeniem granic lokalu i pomieszczeń przynależnych
- przekrój,
- opis (w niezbędnym zakresie).
Inwentaryzację budowlaną powinna wykonać osoba posiadająca odpowiednie przygotowanie zawodowe
b. Uproszczonymi rysunkami fragmentu budynku (rzuty i przekrój lub, co najmniej, wysokość pomieszczeń), przedstawiającymi jednoznacznie podstawowe elementy budowlane, opis pomieszczeń, graficznie oznaczone granice lokalu oraz jego położenie względem części wspólnych i innych lokali, opis pomieszczeń.
Rysunki muszą być opatrzone dodatkowym oświadczeniem osoby posiadającej uprawnienia budowlane w specjalności architektonicznej potwierdzającym, że dany lokal spełnia warunki samodzielności określone w art. 2, ust. 2 ustawy z dnia 24 czerwca 1994 roku o własności lokali (jednolity tekst Dz. U. z 2000 r. nr 80, poz. 903 ze zmianami) i może służyć swemu przeznaczeniu.
Wszystkie oświadczenia powinny być zaopatrzone w datę i podpisane w sposób umożliwiający identyfikację osoby podpisującej.